Vous désirez tenir un événement au Cégep de Shawinigan?

Vous bénéficierez d’un service personnalisé de qualité. Toujours à l’écoute de vos besoins, le personnel utilisera son savoir-faire et son expérience afin de planifier une offre de services qui répond à vos besoins.

  • Plus de 40 salles de formation ou de rencontres;
  • Auditorium de 659 places climatisé;
  • Centre sportif
    (incluant une piscine, une salle d’entraînement, un gymnase, une piste de course et une salle multifonctionnelle);
  • Carrefour de l’information
    (incluant plusieurs postes informatiques, une aire de détente avec des fauteuils).

Soutien disponible

Logistique :
planification et réservation

Technique :
informatique et audiovisuel

Équipements multimédias :
ordinateur, projecteur, écran, Wifi gratuit et prises réseau

Informations importantes et questions à se poser avant d’organiser une activité

Le nombre de personnes influence le type de local dont vous aurez besoin.

En fonction du type d’activité, plusieurs choix sont possibles, par exemple: local avec projecteur et ordinateur, laboratoire informatique, salle avec public, installation sportive, etc.

Un plan de salle peut être demandé afin de faciliter la disposition du matériel. Des plans du Cégep sont disponibles auprès de la personne responsable des événements. Une visite des lieux peut aussi être possible.

Logo stationnement
  • Plus de 700 espaces de stationnement sont disponibles.
  • Prenez note que certains stationnements sont réservés ou dédiés à des utilisateurs précis.
  • Le stationnement est gratuit tous les soirs à partir de 16 h 30 et les fins de semaine.
  • Le stationnement sur la rue est sous la responsabilité de la Ville de Shawinigan. Référez-vous aux panneaux de signalisation pour connaître les heures et les endroits permis.
  • Il est possible de se procurer des vignettes de stationnement journalier moyennant certains frais.

Si vous avez besoin d’Internet :

  • Avez-vous votre propre ordinateur? Est-il muni d’une prise HDMI/VGA ?
  • Avez-vous besoin du code pour utiliser Internet sans fil ?
  • Vous devrez également aviser la responsable des activités si votre organisation doit utiliser une grande quantité de bandes passantes, par exemple, pour une compétition de jeux vidéo.

Si vous avez besoin d’un projecteur :

  • Tous nos projecteurs sont équipés de prises de type VGA.
  • Avez-vous un adaptateur HDMI/VGA ?

Si vous avez besoin d’équipement de sonorisation :

  • Utiliserez-vous un CD de type MP3, un CD conventionnel (WMA) ou diffuserez-vous de la musique par le biais d’un ordinateur portable ou d’un téléphone cellulaire ?
  • Si votre cellulaire est un iPhone, assurez-vous d’avoir un adaptateur si nécessaire.
  • Un dépôt pourrait être exigé pour l’utilisation de certains fils et composantes du système de sonorisation.
  • Lorsque vous terminez votre activité, assurez-vous de ranger tout le matériel du système de sonorisation dans un endroit sécuritaire.

Si vous avez besoin des services techniques :

  • Pour les événements plus complexes, comme des conférences ou des spectacles, qui nécessitent la présence de techniciens, vous devez compléter le devis technique que la personne responsable des activités vous acheminera.



Le service alimentaire Coopsco vous offre un large éventail de possibilités, que ce soit pour des repas complets ou pour une pause-café.

Options disponibles: déjeuner, diner, souper, cocktail dinatoire, pause-santé, banquet, repas d’affaires et gastronomique.

Salle à manger de la cafétéria
Salle à manger de la cafétéria

Si oui, vous êtes dans l’obligation de détenir un permis pour vendre ou pour servir des boissons alcoolisées. Il existe toutefois des exceptions pour certains événements.
Consultez le site du RACJ pour plus d’informations.

  • IMPORTANT: Les boissons alcoolisées doivent être offertes SEULEMENT AUX PLUS DE 18 ANS.
  • Vos boissons devront être distribuées et consommées UNIQUEMENT dans le lieu (local) où le permis est en vigueur. Aucune circulation avec de l’alcool ne sera permise en dehors de cet endroit.
  • Il est de la responsabilité des organisateurs de rester vigilants quand les participants quittent l’activité (alcool au volant) et de mettre à leur disposition des informations sur les services de raccompagnement.
  • La présence d’au moins un gardien est obligatoire pendant toute la durée de l’événement.
  • Vous devez fournir une copie de votre permis d’alcool un mois avant la tenue de votre événement.
  • Vous devez vous conformer à la Politique 6.

Pour être conforme au Règlement 4 sur l’ordre et le bon fonctionnement, vous devez au préalable avoir l’autorisation de la direction des affaires étudiantes et communication.

Vous pouvez demander le formulaire d’autorisation au secrétariat du département:

Téléphone : 819 539-6401 poste 2437
Courriel : daec@cshawi.ca

Une fois votre demande autorisée, vous devez contacter la responsable des activités au 819 539-6401 poste 2285 pour réserver l’espace et mentionner vos besoins pour la tenue de votre kiosque.

Si vous désirez faire la promotion de votre événement par le biais de nos différentes plateformes (site Internet, Facebook, Omnivox), par de l’affichage sur les babillards ou de façon numérique, vous devez d’abord vous informer au département des affaires étudiantes et communication.

Téléphone : 819 539-6401 poste 2437
Courriel : daec@cshawi.ca

Il est à noter que tout affichage sur les babillards doit être retiré rapidement après la tenue de l’événement.

Point d'exclamation

Pour les activités de groupe, comme les activités sociales ou d’intégration, les organisateurs ont L’OBLIGATION de se conformer à la Politique 6 sur la prévention et la lutte aux violences à caractère sexuel.

En ce sens, des affiches et du matériel de sensibilisation doivent être disposés à vue durant l’activité. Ces documents sont fournis par la responsable du Comité de prévention et de lutte aux violences à caractère sexuel.

Pour connaître votre rôle et votre responsabilité ou pour plus de précisions, consultez la section à ce sujet sur notre site web.

Responsable:

Vicky Lefebvre
819-539-6401 poste 2285

Formulaire de demande de soumission:

Location de locaux et organisation d'événements

Étape 1 de 3

Informations générales

Date de la demande
Nom(Nécessaire)
Adresse
Personne-responsable
Taille maximum des fichiers : 2 MB.